Revisão de documentos fiscais eletrônicos

Este capítulo reúne o conteúdo de documentos fiscais eletrônicos para revisão: os erros mais comuns, os checklists de atendimento, o glossário, as referências e perguntas que misturam vários assuntos.

Erros comuns

• Tratar o DANFE como o documento. A validade está no XML autorizado, e o DANFE é só uma representação impressa.
• Deixar um caixa configurado em homologação. O DANFE sai normalmente, mas os documentos não têm valor fiscal e não aparecem na consulta de produção.
• Enviar ao destinatário o XML sem o protocolo. O arquivo sem o protocolo não comprova a autorização, e o destinatário precisa do XML de distribuição.
• Reenviar o mesmo XML depois de uma rejeição. A rejeição se repete, e os envios repetidos levam ao bloqueio por consumo indevido.
• Emitir uma nota nova para uma venda sem resposta e esquecer a primeira. O primeiro documento pode estar autorizado, e a venda fica com dois documentos até a consulta pela chave e o cancelamento do que sobrou.
• Avançar a numeração diante da rejeição 539 sem consultar a chave devolvida. O documento existente pode ser o documento válido da mesma venda.
• Esquecer a transmissão dos documentos emitidos em contingência. Os documentos ficam no caixa sem autorização, e o prazo do estado corre desde a emissão.
• Entrar em contingência off-line por conveniência. A modalidade fica restrita aos casos de impossibilidade real de obter a autorização.
• Usar a carta de correção para mudar a quantidade, o preço ou o destinatário. A CC-e não corrige os valores que determinam o imposto, as partes nem as datas.
• Enviar uma carta de correção só com a correção nova. Cada carta substitui a anterior, e as correções que não forem repetidas deixam de valer.
• Inutilizar uma faixa sem conferir os documentos gerados com aqueles números. Um número com documento autorizado não pode ser inutilizado, e a inutilização aceita não se desfaz.
• Tentar cancelar uma nota denegada ou inutilizar o número dela. O número denegado fica registrado e não admite cancelamento nem inutilização.
• Marcar a nota como cancelada sem o retorno do evento. Sem o código 135 e o protocolo do evento, a nota continua autorizada no autorizador.
• Usar o cancelamento por substituição para trocar uma nota com erro. O evento serve só para a venda com dois documentos autorizados e equivalentes.
• Corrigir a rejeição 704 mudando a hora de um documento. A origem está no relógio, no fuso ou no ajuste de horário de verão do caixa, e a correção no Windows resolve todas as vendas.
• Corrigir o NCM só no documento rejeitado. O erro está no cadastro do produto e volta na venda seguinte.
• Configurar o CST em uma empresa do Simples Nacional. O emitente do Simples Nacional usa o CSOSN, e o CST gera a rejeição 590.
• Tomar a autorização como prova de tributação correta. O autorizador confere a estrutura e a coerência dos campos, e não o enquadramento de cada produto.
• Enviar ao contador só os documentos autorizados. Os cancelamentos, as cartas de correção e as inutilizações mudam a escrituração e fazem parte do pacote.
• Editar ou reformatar o XML guardado. Qualquer alteração invalida a assinatura, e o arquivo deixa de comprovar o documento.
• Mostrar o CSC em mensagens, logs ou capturas de tela. O CSC funciona como uma senha do emitente.
• Consultar a distribuição sem respeitar a espera. Uma resposta sem documentos novos pede 1 hora de espera, e o excesso de consultas bloqueia o CNPJ por consumo indevido.
• Deixar a ciência da operação para depois de 10 dias. Depois do prazo, a ciência é recusada, e o XML completo da compra depende de uma manifestação conclusiva ou de um novo envio do fornecedor.
• Tratar a chave de acesso e o CNPJ como números. O CNPJ alfanumérico coloca letras na chave dos novos emitentes, e uma rotina só numérica recusa chaves válidas.

Checklist de uma nota que não sai

A configuração

• Qual é o modelo do documento, e ele serve para a operação?
• O caixa está configurado em produção ou em homologação?
• Qual é o autorizador do estado, e o serviço está em operação?
• O certificado digital é da empresa certa e está dentro da validade?
• O relógio, o fuso e o ajuste de horário de verão do caixa estão corretos?

A resposta

• Existe uma resposta com código e descrição, ou o envio ficou sem resposta?
• Qual é o código, a descrição completa e o detalhe entre colchetes?
• O erro está no cadastro do produto, na configuração tributária, no certificado ou na numeração?
• A mesma rejeição aparece em todas as vendas ou em um único produto?

Checklist de uma nota com situação duvidosa

• O que a consulta pela chave mostra no autorizador?
• Existem eventos ligados ao documento, como um cancelamento ou uma carta de correção?
• O XML guardado tem o protocolo de autorização?
• A posição 35 da chave indica uma emissão em contingência?
• O sistema da loja e o autorizador mostram a mesma situação?

Checklist do caixa depois de uma queda

• Todos os documentos emitidos em contingência foram transmitidos dentro do prazo?
• Algum documento de contingência foi rejeitado na transmissão?
• Os envios no modo normal que ficaram sem resposta foram consultados pela chave?
• Alguma venda ficou com dois documentos autorizados?
• Algum número ficou sem uso e precisa de inutilização?

Checklist do pacote do contador

• O pacote cobre o período, o modelo e os estabelecimentos pedidos?
• Os documentos estão no XML de distribuição, com o protocolo?
• Os cancelamentos, as cartas de correção e as inutilizações estão incluídos?
• As notas recebidas dos fornecedores estão completas, e não só os resumos?

Glossário

• Ambiente nacional: a estrutura mantida pela Receita Federal e pelas secretarias da fazenda que guarda os documentos e os distribui aos interessados.
• Autorizador: a secretaria da fazenda do estado do emitente, ou um ambiente compartilhado que atende o estado, que valida e autoriza os documentos.
• autXML: o grupo do documento que lista até 10 CNPJs ou CPFs autorizados a baixar o XML.
• Cancelamento: o evento que anula um documento autorizado, dentro do prazo do modelo.
• Cancelamento por substituição: o evento da NFC-e que cancela o documento que sobrou em uma venda com dois documentos autorizados.
• Carta de correção: o evento, chamado de CC-e, que corrige campos de uma NF-e autorizada sem cancelar o documento.
• CBS: a contribuição federal sobre bens e serviços criada pela reforma tributária, que substitui o PIS e a COFINS.
• cClassTrib: o código de classificação tributária do IBS e da CBS em cada item.
• CEST: o Código Especificador da Substituição Tributária, com 7 dígitos.
• CFOP: o código de 4 dígitos que descreve a natureza da operação de cada item.
• Chave de acesso: o código de 44 posições que identifica cada documento.
• CNPJ alfanumérico: o CNPJ com letras e números, atribuído às novas inscrições a partir de julho de 2026.
• CNPJ base: as 8 primeiras posições do CNPJ, comuns à matriz e às filiais.
• Código numérico: o código de 8 dígitos gerado pelo emitente que compõe a chave de acesso.
• Consulta pela chave: o serviço que mostra a situação de um documento e os eventos ligados a ele no autorizador.
• Consumo indevido: o bloqueio temporário, com o código 656, de quem envia pedidos repetidos ou fora das regras.
• Contingência: a emissão do documento quando a autorização normal não está disponível, com regras e prazos próprios.
• Contingência off-line: a modalidade da NFC-e em que o documento é emitido no caixa e transmitido depois, com o tipo de emissão 9.
• CRT: o código do regime tributário do emitente, que define o uso do CST ou do CSOSN.
• CSC: o Código de Segurança do Contribuinte, usado no QR Code da NFC-e na versão 2.
• CSOSN: o código de situação da operação no Simples Nacional, com 3 dígitos.
• CST: o código de situação tributária, que indica a forma de tributação de cada item.
• cStat: o campo com o código da resposta do autorizador.
• DANFE: o documento auxiliar da NF-e, a representação impressa do documento.
• DANFE NFC-e: o cupom impresso da NFC-e, com o QR Code de consulta.
• Denegação: o registro de um documento com o uso negado por uma irregularidade do emitente ou do destinatário.
• Destinatário: quem recebe a mercadoria, uma empresa na NF-e ou o consumidor na NFC-e.
• Distribuição: o serviço do ambiente nacional que entrega os documentos e os eventos aos interessados, em sequência numerada.
• Emitente: a empresa que gera, assina e envia o documento.
• EPEC: o Evento Prévio de Emissão em Contingência, que registra um resumo da NF-e antes da transmissão.
• Evento: um registro ligado a um documento pela chave, como o cancelamento, a carta de correção e a manifestação do destinatário.
• FS-DA: a contingência da NF-e com o DANFE impresso em formulário de segurança.
• GTIN: o código de barras do produto, informado nos campos cEAN e cEANTrib.
• Homologação: o ambiente de testes, sem valor fiscal.
• IBS: o imposto estadual e municipal sobre bens e serviços criado pela reforma tributária, que substitui o ICMS e o ISS.
• Inutilização: o pedido que declara ao autorizador os números de uma série que ficaram sem uso.
• Manifestação do destinatário: os eventos em que o destinatário declara a ciência, a confirmação, o desconhecimento ou a não realização da operação.
• Modelo: o tipo do documento, 55 para a NF-e e 65 para a NFC-e.
• NCM: a Nomenclatura Comum do Mercosul, o código de 8 dígitos que classifica a mercadoria.
• NF-e: a nota fiscal eletrônica, modelo 55, das operações entre empresas, das transferências e das devoluções.
• NFC-e: a nota fiscal de consumidor eletrônica, modelo 65, da venda presencial ao consumidor final.
• NSU: o Número Sequencial Único, que numera os documentos da distribuição para cada interessado.
• Produção: o ambiente com valor fiscal.
• Protocolo de autorização: o registro devolvido pelo autorizador, com o número, a data e o resumo do XML autorizado.
• QR Code: o código impresso no DANFE NFC-e que leva à consulta do documento no portal do estado.
• Regime monofásico: o regime do PIS e da COFINS em que o fabricante ou o importador recolhe as contribuições, e a revenda tem alíquota zero.
• Rejeição: a recusa de um documento pelo autorizador, com um código e uma descrição.
• Série: a sequência de numeração de um modelo, em geral uma para cada caixa.
• Substituição tributária: o regime em que o ICMS da cadeia é recolhido antes, em geral pela indústria ou pelo distribuidor.
• SVC: a Sefaz Virtual de Contingência, que autoriza as NF-e quando o autorizador de origem fica fora do ar.
• SVRS: a Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul, que autoriza os documentos de vários estados.
• tpAmb: o campo do XML que indica o ambiente, 1 para produção e 2 para homologação.
• tpEmis: o campo do XML que indica o tipo de emissão, normal ou em contingência.
• XML de distribuição: o arquivo que reúne o documento assinado e o protocolo de autorização, também chamado de nfeProc.
• xMotivo: o campo com a descrição da resposta do autorizador.

Para continuar estudando

• CT-e e MDF-e: os documentos do transporte, ligados às NF-e das mercadorias transportadas.
• NFS-e: a nota fiscal de serviços, com o padrão nacional e as regras de cada município.
• Escrituração fiscal: a EFD ICMS/IPI e a EFD-Contribuições, que recebem os dados dos documentos.
• Reforma tributária: o cronograma da CBS e do IBS, o recolhimento dividido no pagamento, chamado de split payment, e o fim gradual do ICMS e do ISS.
• Manual de Orientação do Contribuinte: as regras de validação de cada campo e as notas técnicas que alteram o manual.

Referências

As referências a seguir reúnem os portais oficiais, a legislação e explicações de empresas do setor sobre os principais assuntos de documentos fiscais eletrônicos. As regras mudam por notas técnicas, e as datas citadas nas páginas das empresas são conferidas no Portal Nacional da NF-e ou no portal do autorizador.

Portais e legislação

• Portal Nacional da NF-e: a consulta pública pela chave, as notas técnicas e a disponibilidade dos serviços;
• Portal DF-e da SVRS: os avisos, as notas técnicas e a documentação dos documentos autorizados pela Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul;
• Planalto, Lei Complementar 214/2025: a lei que institui o IBS, a CBS e o Imposto Seletivo;
• Ministério da Fazenda, primeiro CNPJ alfanumérico: o início das inscrições com letras e números, em julho de 2026.

Documento, chave e autorização

• Tecnospeed, leiaute do CNPJ alfanumérico: a chave de acesso com letras e o novo cálculo do dígito verificador;
• Tecnospeed, nota fiscal denegada: os códigos 301, 302 e 303 e o número que não volta a ser usado;
• CRCSP, fim do SAT em São Paulo: a NFC-e no lugar do SAT no varejo paulista a partir de 2026;
• Projeto ACBr, QR Code versão 3: a nota técnica que troca o código calculado com o CSC por uma assinatura.

Contingência, cancelamento e eventos

• SEFAZ PE, contingência da NFC-e: a emissão off-line, a mesma chave na transmissão e o prazo de 24 horas;
• SEFAZ GO, problemas técnicos na emissão da NF-e: a SVC, a EPEC e o formulário de segurança;
• nfe.io, contingência off-line da NFC-e: os campos da contingência e a correção do documento rejeitado na transmissão;
• Tecnospeed, cancelamento por substituição: o evento 110112, o prazo de 168 horas e os documentos equivalentes;
• Oobj, cancelamento da NFC-e: o prazo de 30 minutos e o cancelamento extemporâneo;
• Alterdata, prazos de cancelamento da NF-e por estado: o prazo padrão de 24 horas e as variações entre os estados;
• Tecnospeed, prazo da carta de correção: os 30 dias, o limite de 20 cartas e a substituição da carta anterior.

Rejeições

• Buscador NCM, rejeições da NF-e: a lista dos códigos de rejeição com as descrições;
• Alterdata, rejeição 539: a duplicidade de número com outra chave;
• Alterdata, rejeição 704: o atraso de mais de 5 minutos e o relógio do caixa;
• Alterdata, rejeições do cancelamento: os eventos posteriores que impedem o cancelamento, como a confirmação do destinatário;
• Oobj, rejeição 222: o protocolo do pedido de cancelamento diferente do registrado.

Tributação

• Actana, CEST e os segmentos: o formato do código, o segmento 13 dos medicamentos e a exigência do CEST nas mercadorias listadas;
• Oobj, rejeição 725: os CFOPs aceitos na NFC-e;
• Tecnospeed, validação do GTIN: o Cadastro Centralizado de GTIN e os produtos farmacêuticos no primeiro grupo;
• Buscador NCM, PIS e COFINS monofásicos: o CST 04 na revenda de produtos monofásicos;
• Tecnospeed, campos do IBS e da CBS: o grupo IBSCBS e o código de classificação tributária;
• Retributária, NT 2025.002 versão 1.52: a situação das validações do IBS e da CBS em outubro de 2026.

Guarda e distribuição

• Inventti, envio do XML ao destinatário: a obrigação do emitente logo depois da autorização;
• SEFAZ SP, Resposta à Consulta 22087/2020: a guarda do XML pelo emitente e pelo destinatário, por no mínimo 5 anos em São Paulo;
• Econet, prazo de guarda de 132 meses: o ajuste de 2025 e a leitura de que ele se dirige às administrações tributárias;
• nfe.io, distribuição de documentos: o NSU, a espera de 1 hora e o consumo indevido;
• nfe.io, manifestação do destinatário: os quatro eventos e os prazos de 10 e de 180 dias;
• Buscador NCM, grupo autXML: os até 10 CNPJs ou CPFs autorizados a baixar o XML.