A guarda e a distribuição dos XMLs

O contador pede os XMLs do mês, um distribuidor não enviou o XML de uma compra e uma fiscalização pede notas de anos atrás. Em todos esses casos, o que vale é o XML autorizado, com o protocolo e os eventos, e não o DANFE, e cada participante tem a obrigação de enviar, receber e guardar esses arquivos.

O que guardar

O arquivo fiscal de uma loja reúne estes XMLs:

• o XML de distribuição de cada documento autorizado, com o protocolo;
• o XML de cada evento, como o cancelamento e a carta de correção, com o protocolo do evento;
• o XML de cada inutilização, com a resposta homologada;
• os XMLs das notas recebidas dos fornecedores.

Os arquivos são guardados como foram recebidos do autorizador, sem alterações, porque qualquer mudança invalida a assinatura. O nome do arquivo costuma trazer a chave de acesso, o que facilita a busca, e o DANFE impresso não substitui o XML na guarda.

Os prazos de guarda

O emitente e o destinatário guardam os XMLs em arquivo digital pelo prazo da legislação tributária, em geral de no mínimo 5 anos, e por mais tempo quando há um processo em andamento sobre aquelas operações.

Um ajuste nacional de 2025 fixou 132 meses, ou 11 anos, para a guarda dos documentos eletrônicos. A leitura mais aceita é que o ajuste se dirige às administrações tributárias, mas há quem o leia como uma obrigação também das empresas, e por isso o prazo adotado pela loja segue a orientação do contador.

O envio ao destinatário e ao contador

O emitente envia o XML, com o protocolo, ao destinatário, ou disponibiliza o download, logo depois da autorização, e também ao transportador contratado. O destinatário recebe também os eventos, como um cancelamento, pela distribuição do ambiente nacional.

O contador costuma receber os XMLs do mês, das notas emitidas e das recebidas, junto com os eventos e as inutilizações. Uma falta comum é o pacote com as notas autorizadas e sem os cancelamentos, o que leva o contador a escriturar como válida uma nota cancelada.

O grupo autXML do documento lista até 10 CNPJs ou CPFs autorizados a baixar o XML, como o do escritório de contabilidade.

A distribuição pelo ambiente nacional

O ambiente nacional distribui os documentos e os eventos a quem participa da operação, como o destinatário, o transportador e os autorizados no grupo autXML. A distribuição entrega os documentos em sequência, numerados por um NSU, o Número Sequencial Único, para cada CNPJ interessado, com estas regras:

• cada consulta parte do último NSU informado na resposta anterior;
• cada resposta traz até 50 documentos;
• quando não há documentos novos, a resposta traz o código 137, e a consulta seguinte espera 1 hora;
• as consultas fora dessas regras recebem o código 656, de consumo indevido, e o CNPJ fica bloqueado por 1 hora.

Uma consulta que começa do zero alcança os documentos dos últimos 3 meses. Para o destinatário, a distribuição entrega primeiro um resumo da NF-e, e o XML completo fica disponível depois de uma manifestação, com um NSU novo.

A manifestação do destinatário

A manifestação do destinatário é um conjunto de eventos em que a empresa que recebeu a NF-e declara o que aconteceu com a operação:

• Ciência da operação: o evento 210210, em que o destinatário declara que conhece a nota, sem concluir nada, em até 10 dias depois da autorização;
• Confirmação da operação: o evento 210200, em que o destinatário confirma que a operação aconteceu como descrita;
• Desconhecimento da operação: o evento 210220, em que o destinatário não reconhece a operação;
• Operação não realizada: o evento 210240, em que o destinatário declara que a operação combinada não aconteceu.

As três manifestações conclusivas têm prazo de 180 dias depois da autorização. A ciência libera o XML completo na distribuição, mas não conclui a manifestação. O desconhecimento protege a empresa contra uma nota emitida em nome dela sem uma compra real, e a confirmação impede que o emitente cancele a nota.

Na farmácia, a manifestação e a distribuição permitem baixar os XMLs das compras dos distribuidores para a entrada no estoque, sem depender do envio por e-mail.

Quando um XML falta

Um XML que falta é recuperado por caminhos diferentes, conforme o papel da loja:

• Nota emitida pela loja: a consulta pela chave mostra a situação, o protocolo e os eventos, mas não devolve o documento completo, e a cópia guardada pelo emitente é a fonte principal;
• Nota recebida de um fornecedor: o XML vem pela distribuição, depois da manifestação e dentro da janela da distribuição, ou por um novo envio do fornecedor;
• Nota com o contador no grupo autXML: o próprio escritório baixa o XML pela distribuição.