Uma nota pode estar autorizada, rejeitada, denegada, cancelada ou com o resultado desconhecido, e cada situação permite ações diferentes. O protocolo devolvido pelo autorizador e a consulta pela chave mostram a situação real do documento, que pode ser diferente da situação mostrada pelo sistema da loja.
O protocolo de autorização
Quando o documento é autorizado, o autorizador devolve o protocolo, no grupo protNFe, com estes dados:
- chNFe: a chave de acesso do documento;
- dhRecbto: a data e a hora do recebimento no autorizador;
- nProt: o número do protocolo;
- digVal: o resumo do conteúdo assinado, que liga o protocolo ao XML enviado;
- cStat e xMotivo: o código 100 e a descrição de uso autorizado.
O protocolo vale para o XML exato que foi enviado. O arquivo de distribuição, chamado de nfeProc, reúne o documento assinado e o protocolo em um único XML, e é esse arquivo que o emitente guarda e entrega ao destinatário e ao contador.
O código 150 também indica uso autorizado, com a observação de que a autorização aconteceu fora do prazo previsto.
As situações de um documento
Um documento pode estar em uma destas situações:
- Autorizado: o documento tem valor fiscal, com o protocolo de autorização;
- Rejeitado: o autorizador recusou o documento por um erro, e o mesmo número pode ser usado de novo depois da correção;
- Denegado: o autorizador registrou o documento, mas negou o uso por uma irregularidade do emitente ou do destinatário, e o número não pode ser usado de novo, cancelado nem inutilizado;
- Cancelado: o documento autorizado foi cancelado por um evento, dentro do prazo, e deixou de ter valor;
- Pendente: o sistema não tem a resposta do autorizador, e a situação real só aparece na consulta.
Os códigos de denegação mais comuns são o 301, de irregularidade fiscal do emitente, o 302, de irregularidade fiscal do destinatário, e o 303, de destinatário não habilitado a operar no estado. A denegação não se corrige com um novo envio do mesmo documento, e a regularização acontece no cadastro do contribuinte, junto à secretaria da fazenda.
A consulta da situação
A consulta pela chave mostra a situação registrada no autorizador e os eventos ligados ao documento, como um cancelamento. A consulta pode ser feita por três caminhos:
- pelo próprio sistema emissor, com o serviço de consulta da situação;
- no Portal Nacional da NF-e, pela consulta pública com a chave, para as notas do modelo 55;
- no portal da secretaria da fazenda do estado, pelo QR Code ou pela chave, para as NFC-e.
A consulta pública do Portal Nacional mostra um resumo do documento, e a consulta completa, com todos os dados, exige o certificado digital de quem participa da operação.
A situação mostrada pelo sistema da loja é a última informação que ele recebeu. Uma nota marcada como pendente pode estar autorizada no autorizador, e uma nota cancelada por outro caminho pode continuar como autorizada na tela da loja até a consulta.
O que comprova a autorização
O XML de distribuição, com o protocolo, comprova a autorização. Um XML sem o protocolo mostra só o que foi enviado, e não prova que o documento foi aceito. O DANFE, por sua vez, é uma representação impressa e não substitui o XML.
No suporte
Diante de uma divergência entre o sistema, o cliente ou o contador, a consulta pela chave mostra a situação registrada no autorizador e os eventos do documento. O XML de distribuição, com o protocolo, é o arquivo que comprova a autorização e o arquivo entregue ao destinatário e ao contador.
Para guardar
- O protocolo de autorização traz o número, a data, o resumo do XML enviado e o código 100.
- O arquivo de distribuição reúne o documento assinado e o protocolo.
- Uma nota rejeitada pode ser corrigida e enviada com o mesmo número, e uma nota denegada não.
- Os códigos 301, 302 e 303 indicam denegação por irregularidade do emitente ou do destinatário.
- A situação real do documento vem da consulta pela chave, e não da tela do sistema.
O destinatário reclama que recebeu só o XML da nota, sem o protocolo, e o sistema dele recusou o arquivo. O que falta enviar?
O XML de distribuição, que reúne o documento assinado e o protocolo de autorização. O XML sem o protocolo não comprova a autorização, e o destinatário precisa do arquivo completo para a escrituração.
Uma NF-e voltou com o código 302. A correção de um campo e um novo envio resolvem?
Não. O código indica uso denegado por irregularidade fiscal do destinatário. O número fica registrado como denegado e não pode ser usado de novo, e a operação depende da regularização do destinatário junto à secretaria da fazenda.