O cancelamento

Um cliente que desistiu da compra, uma nota emitida para o destinatário errado e uma venda registrada duas vezes levam ao pedido de cancelamento. O cancelamento vale só para um documento autorizado, tem prazo curto e não apaga nada: ele registra um evento ligado à chave, e o documento passa a constar como cancelado.

O evento de cancelamento

O cancelamento é um evento enviado ao autorizador e assinado com o certificado digital do emitente. Os dados principais do pedido são estes:

• chNFe: a chave de acesso do documento;
• tpEvento: o tipo do evento, 110111 no cancelamento;
• nProt: o número do protocolo de autorização, que precisa ser igual ao registrado no autorizador;
• xJust: a justificativa, com pelo menos 15 caracteres.

Quando o autorizador aceita o pedido, a resposta traz o código 135, de evento registrado e vinculado ao documento, e um protocolo do próprio evento. O XML do evento, com esse protocolo, comprova o cancelamento, e por isso é guardado com o XML do documento e enviado ao destinatário e ao contador.

O número de um documento cancelado não volta a ficar disponível. A sequência continua, e o documento cancelado continua registrado com a chave dele.

Os prazos

O prazo conta a partir da autorização e depende do modelo:

• NF-e: em regra, até 24 horas, desde que a mercadoria não tenha circulado, com estados que adotam prazos maiores ou menores;
• NFC-e: até 30 minutos, um prazo que cada estado pode reduzir.

Depois do prazo, o pedido costuma voltar com a rejeição 501, de prazo de cancelamento superior ao previsto. Alguns estados aceitam um cancelamento fora do prazo, chamado de extemporâneo, por um processo próprio junto à secretaria da fazenda. Em outros, o próprio evento é aceito depois do prazo e volta com o código 155, de cancelamento homologado fora do prazo, às vezes com multa.

Sem essas possibilidades, a operação desfeita é regularizada por outro documento, em geral uma NF-e de entrada ou de devolução, conforme a orientação do contador.

O cancelamento por substituição

Na NFC-e, existe um segundo tipo de cancelamento, o cancelamento por substituição, com o tipo de evento 110112. Ele serve só para a venda que ficou com dois documentos autorizados, em geral um enviado no modo normal, que ficou sem resposta, e outro emitido em contingência. O evento cancela o documento que sobrou e aponta, no campo chNFeRef, a chave do documento que continua valendo.

Os dois documentos precisam ser equivalentes, com o mesmo valor total e os mesmos itens, e o prazo é de até 168 horas. O cancelamento por substituição não serve para trocar uma nota com erro por uma nota corrigida.

Quando o cancelamento não resolve

Algumas situações não se resolvem com o cancelamento:

• Nota denegada: o documento fica registrado como denegado e não pode ser cancelado;
• Número sem autorização: um número que nunca foi autorizado não tem documento a cancelar e é inutilizado;
• Erro em um campo da NF-e: alguns erros cabem em uma carta de correção, e o documento continua válido.

Alguns registros posteriores também impedem o cancelamento de uma NF-e. A confirmação da operação pelo destinatário gera a rejeição 221, e o registro da passagem da mercadoria por um posto fiscal gera a rejeição 219. Depois de uma confirmação, o cancelamento só volta a ser possível se o destinatário registrar outra manifestação, como a de operação não realizada.

O pedido rejeitado ou sem resposta

Um pedido de cancelamento também pode ser rejeitado. Alguns retornos comuns são estes:

• 222: o protocolo informado no pedido difere do protocolo de autorização registrado;
• 501: o prazo de cancelamento já passou;
• 573: o mesmo evento já foi registrado antes, uma duplicidade que indica um cancelamento já feito.

Um pedido sem resposta segue a mesma lógica da autorização: a consulta pela chave mostra se o evento foi registrado, e só depois dela o pedido é repetido.