Empresas trocam pedidos, notas e faturas em formatos padronizados, para que os sistemas processem os documentos sem digitação. Um pedido eletrônico que não chega ao distribuidor pode ter falhado na entrega, na leitura do documento ou em uma regra comercial, e cada etapa tem a própria confirmação.
Documento e canal
O EDI, intercâmbio eletrônico de dados, é a troca de documentos de negócio entre empresas em formatos combinados. O EDI define a organização dos documentos e a interpretação entre os participantes, e não é um tipo único de arquivo nem um protocolo de transporte. Os padrões mais conhecidos são estes:
- EDIFACT: o padrão internacional mantido pela ONU, com mensagens como a ORDERS, para pedidos, e a INVOIC, para faturas.
- ANSI X12: o padrão norte-americano, com conjuntos de transações numerados, como o 850, para pedidos, e o 810, para faturas.
- Layouts setoriais e próprios: os arquivos posicionais definidos por um setor, como o transporte de cargas, ou por um distribuidor ou uma indústria.
O canal de entrega é escolhido à parte. O documento pode seguir por SFTP, por uma VAN, uma rede de valor agregado que recebe e entrega os documentos entre as empresas, ou pelo AS2, um protocolo de troca de documentos sobre HTTP.
Reconhecer e validar
Os segmentos UNH e UNT, que abrem e fecham cada mensagem, e o apóstrofo no fim de cada segmento sugerem o EDIFACT. O segmento UNA, quando aparece no início, declara outros separadores. Nos layouts posicionais, a posição de cada campo na linha identifica o registro e o dado.
Seguir o padrão geral não basta. A versão, o perfil combinado entre as empresas, os identificadores e os campos obrigatórios variam, e um arquivo entregue pode ser rejeitado na leitura por um erro de estrutura ou por uma regra de negócio.
Confirmação técnica e aceitação comercial
Cada etapa da troca tem a própria confirmação:
- Entrega: no AS2, o MDN informa o recebimento da mensagem e, quando assinado, comprova a integridade do que chegou.
- Leitura: no EDIFACT, a mensagem CONTRL informa se o documento foi lido sem erro de estrutura, e, no X12, o conjunto 997 tem o mesmo papel.
- Aceitação comercial: uma resposta de pedido, como a ORDRSP do EDIFACT ou o 855 do X12, informa os itens aceitos, as quantidades atendidas e as alterações.
O acordo entre as empresas define quais dessas confirmações existem e como acompanhar cada uma. O identificador da transmissão se relaciona ao documento de negócio, e um reenvio com outra identificação pode criar um segundo pedido quando não existe uma regra conhecida de duplicidade.
No suporte
Diante de um pedido eletrônico com problema, convém identificar o padrão ou o layout próprio, a versão, o canal e as confirmações previstas. A etapa da falha, entre a entrega, a leitura e a regra comercial, define com quem a análise continua.
Para guardar
- O EDI troca documentos de negócio em formatos combinados entre as empresas.
- O padrão do conteúdo e o canal de transporte são partes diferentes.
- A entrega, a leitura e a aceitação comercial têm confirmações diferentes.
- Um reenvio com outra identificação pode duplicar o pedido.
Um arquivo de pedido tem segmentos UNH separados por apóstrofos. O que isso sugere?
Sugere o EDIFACT. A versão, os tipos de mensagem e os separadores previstos ainda são conferidos, porque esse sinal reconhece o formato, mas não comprova que o documento é válido.
O arquivo de pedido chegou ao distribuidor por SFTP. O pedido já foi aceito?
Ainda não é possível concluir. A transferência confirma a entrega, e a leitura, as validações e a resposta comercial previstas no acordo mostram a aceitação.