Um endereço digitado errado em uma NF-e já autorizada e um salto na numeração das notas parecem problemas sem saída, porque o documento autorizado não pode ser alterado e a numeração não pode ficar com buracos sem explicação. A carta de correção e a inutilização tratam esses dois casos, cada uma com limites claros.
A carta de correção
A carta de correção eletrônica, a CC-e, é um evento, com o tipo 110110, que corrige campos de uma NF-e autorizada sem cancelar o documento. Ela existe só para a NF-e, e a NFC-e não tem carta de correção.
A CC-e não corrige estes dados:
- os valores que determinam o imposto, como a base de cálculo, a alíquota, a quantidade, o preço e o valor da operação;
- os dados cadastrais que mudem o remetente ou o destinatário;
- a data de emissão ou de saída.
Erros que não mudam o imposto, as partes nem as datas, como um dado do transporte, um complemento de endereço ou uma informação complementar, costumam caber em uma CC-e. A carta segue estas regras:
- o texto da correção é livre e descreve o campo e o valor correto;
- cada NF-e aceita até 20 cartas de correção;
- cada carta nova substitui a anterior, e por isso a última carta reúne todas as correções que continuam valendo;
- o prazo de referência é de 30 dias depois da autorização, fixado por nota técnica.
A correção não altera o XML do documento nem o DANFE. O XML do evento, com o protocolo, passa a acompanhar o documento e é enviado ao destinatário e ao contador.
A inutilização
A numeração de cada modelo e de cada série segue em sequência, e um número pulado precisa ser declarado ao autorizador. A inutilização é o pedido que declara esses números sem uso. Ela não é um evento ligado a um documento, porque não existe documento, e usa um serviço próprio.
O pedido de inutilização, assinado com o certificado digital do emitente, traz estes dados:
- o ano;
- o CNPJ do emitente;
- o modelo e a série;
- o número inicial e o número final da faixa, que pode ter um único número;
- uma justificativa com pelo menos 15 caracteres.
Quando o autorizador aceita o pedido, a resposta traz o código 102, de inutilização homologada. As regras principais são estas:
- a inutilização vale para a NF-e e para a NFC-e;
- o prazo da regra vai até o dia 10 do mês seguinte ao da ocorrência;
- um número autorizado, cancelado ou denegado não pode ser inutilizado, e uma faixa com um número já usado é rejeitada com o código 241;
- a inutilização não se desfaz, e um documento enviado depois com um número inutilizado é rejeitado com o código 206.
O número de um documento rejeitado não foi consumido e serve ao mesmo documento depois da correção. Só quando o documento é abandonado o número passa a precisar de inutilização.
A origem dos saltos de numeração
Os saltos de numeração costumam ter estas origens:
- uma venda iniciada e abandonada depois da reserva do número;
- um documento rejeitado que não foi corrigido nem enviado de novo;
- um envio no modo normal que nunca chegou ao autorizador, substituído por uma emissão em contingência;
- uma falha no controle da numeração, como dois caixas na mesma série ou uma sequência alterada no cadastro.
Antes da inutilização, os documentos gerados com aqueles números, quando existem, são consultados pela chave. Um número com documento autorizado não pode ser inutilizado, e a recusa indica um controle de numeração quebrado, e não um número livre.
No suporte
Diante de um erro em uma NF-e autorizada, convém separar o que muda o imposto, as partes ou as datas, que a CC-e não corrige, do que é só informação, que ela corrige. Diante de um salto de numeração, convém descobrir a origem antes de inutilizar, porque a inutilização não se desfaz.
Para guardar
- A CC-e corrige campos de uma NF-e autorizada sem cancelar o documento e não existe na NFC-e.
- A CC-e não corrige os valores que determinam o imposto, as partes nem as datas.
- Cada CC-e nova substitui a anterior e precisa reunir todas as correções.
- A inutilização declara os números sem uso de um modelo e de uma série, até o dia 10 do mês seguinte.
- Um número autorizado, cancelado ou denegado não se inutiliza, e a inutilização não se desfaz.
Uma NF-e de transferência da filial 01 para a matriz saiu com a quantidade errada de um item. Uma carta de correção resolve?
Não. A quantidade determina o valor da operação e do imposto, e a CC-e não corrige esse tipo de dado. Se a mercadoria ainda não saiu e o prazo de cancelamento não passou, o caminho é o cancelamento e uma nota nova. Nos outros casos, outro documento ajusta a diferença, conforme a orientação do contador.
Uma NF-e recebeu uma carta de correção para o complemento do endereço e, dias depois, outra para os dados do transporte. O destinatário diz que a primeira correção sumiu. O que aconteceu?
A segunda carta substituiu a primeira. Cada CC-e nova vale no lugar da anterior, e por isso a última carta precisa repetir todas as correções que continuam valendo. Uma terceira carta, com as duas correções, resolve dentro do limite de cartas e do prazo.