A tributação no documento

Uma rejeição por NCM inexistente, um CST recusado para uma empresa do Simples Nacional e um CFOP que a NFC-e não aceita vêm do cadastro tributário, e não da comunicação. A definição da tributação de cada produto cabe ao contador, mas o atendimento precisa reconhecer os códigos, saber onde eles ficam no XML e ligar cada rejeição ao cadastro de origem.

Os códigos do produto

Cada item do documento traz, no grupo prod, códigos que classificam a mercadoria:

• NCM: a Nomenclatura Comum do Mercosul, com 8 dígitos, que classifica a mercadoria e precisa existir na tabela vigente;
• CEST: o Código Especificador da Substituição Tributária, com 7 dígitos, exigido para as mercadorias listadas no convênio nacional, mesmo quando a operação não tem substituição tributária;
• GTIN: o código de barras, como 7891234567890, nos campos cEAN e cEANTrib, ou a expressão SEM GTIN para o produto que não tem código.

Os medicamentos ficam no segmento 13 do CEST, o de medicamentos de uso humano e outros produtos farmacêuticos. Nas NF-e de alguns grupos de mercadorias, entre eles os produtos farmacêuticos, o GTIN com prefixo brasileiro é conferido no Cadastro Centralizado de GTIN, nas operações definidas pelas notas técnicas. Um código inexistente nesse cadastro gera a rejeição 890, e um código ligado a outro NCM gera a 891.

Esses códigos vêm do cadastro do produto, e um código errado se repete em todas as vendas daquele produto. A tabela de NCM muda de tempos em tempos, e um código que deixou de existir passa a gerar a rejeição 778.

O CFOP

O CFOP, o Código Fiscal de Operações e Prestações, tem 4 dígitos e descreve a natureza da operação de cada item. O primeiro dígito indica a direção e o alcance:

• 1, 2 e 3: as entradas de dentro do estado, de outro estado e do exterior;
• 5, 6 e 7: as saídas para dentro do estado, para outro estado e para o exterior.

No varejo, alguns CFOPs aparecem todos os dias:

• 5102: a venda de mercadoria comprada de terceiros;
• 5405: a venda de mercadoria com o ICMS já recolhido por substituição tributária, em que a loja é a substituída;
• 5152: a transferência de mercadoria entre estabelecimentos da mesma empresa, como da matriz para a filial 01;
• 5202: a devolução de uma compra ao fornecedor;
• 1202: a entrada de uma devolução de venda.

As operações com mercadorias em substituição tributária têm CFOPs próprios, como o 5409 na transferência e o 5411 na devolução de compra. A NFC-e aceita só uma lista curta de CFOPs, como o 5102 e o 5405, e um CFOP fora dela gera a rejeição 725.

O regime tributário, o CST e o CSOSN

O regime tributário do emitente fica no campo CRT do grupo emit e define o código que acompanha o ICMS de cada item:

• CRT 1: o Simples Nacional, que usa o CSOSN;
• CRT 2: o Simples Nacional com excesso de sublimite, que usa o CST;
• CRT 3: o regime normal, que usa o CST;
• CRT 4: o microempreendedor individual, que usa o CSOSN.

O CST do ICMS combina a origem da mercadoria, informada em um campo próprio, como 0 para nacional, com 2 dígitos da tributação, como 00 para tributada integralmente e 60 para o ICMS cobrado antes por substituição tributária. O CSOSN, do Simples Nacional, tem 3 dígitos e também acompanha a origem, como 102 para a venda sem permissão de crédito e 500 para o ICMS cobrado antes por substituição tributária.

A troca entre os dois gera rejeições próprias: o CST em um emitente do Simples Nacional gera a 590, e o CSOSN em um emitente fora do Simples Nacional gera a 591. O CRT também pode ser comparado com o cadastro da secretaria da fazenda, e a diferença gera a rejeição 481.

A substituição tributária

Na substituição tributária, o ICMS de toda a cadeia é recolhido antes, em geral pela indústria ou pelo distribuidor, e a loja vende a mercadoria sem um novo destaque do imposto. Muitos medicamentos seguem esse regime em vários estados, e a venda sai com o CFOP 5405 e o CST 60, ou com o CSOSN 500 no Simples Nacional.

Um item com substituição tributária e sem o CEST gera a rejeição 806. Um produto cadastrado como tributado, quando a mercadoria tem substituição tributária, gera um documento autorizado com o imposto errado, porque o autorizador confere a estrutura e a coerência dos campos, e não o enquadramento de cada produto.

Na farmácia, muitos medicamentos e produtos de perfumaria seguem também o regime monofásico do PIS e da COFINS, recolhidos pelo fabricante ou pelo importador. A revenda usa um CST próprio de PIS e de COFINS, como o 04, de revenda com alíquota zero.

A CBS e o IBS

A reforma tributária criou a CBS, federal, e o IBS, estadual e municipal, que substituem aos poucos o PIS, a COFINS, o ICMS e o ISS. Em 2026, um ano de teste, as alíquotas são de 0,9% para a CBS e de 0,1% para o IBS, e quem cumpre as obrigações acessórias fica dispensado do recolhimento. A cobrança efetiva da CBS começa em 2027, e o IBS substitui o ICMS e o ISS de forma gradual entre 2029 e 2032, com a transição completa em 2033.

No XML, cada item ganha o grupo IBSCBS, com um CST próprio dos novos tributos, o código de classificação tributária, chamado de cClassTrib, a base de cálculo e as alíquotas e os valores do IBS estadual, do IBS municipal e da CBS. O documento ganha também totais próprios desses tributos.

As notas técnicas definem quando cada validação desses campos entra em produção, e algumas continuam previstas para implementação futura. Por isso, um documento autorizado sem o grupo IBSCBS, ou com o grupo preenchido de forma errada, não prova que o preenchimento está certo.