NF-e e NFC-e, os documentos e quem participa

Uma venda no caixa, uma transferência de mercadorias da filial para a matriz e uma devolução de produtos a um distribuidor geram documentos fiscais diferentes, emitidos e conferidos por sistemas diferentes. Antes de investigar uma nota que não sai, convém saber qual documento a operação exige, quem autoriza esse documento e quem recebe uma cópia dele.

O documento fiscal eletrônico

Um documento fiscal eletrônico é um arquivo XML com os dados da operação, assinado com o certificado digital do emitente e autorizado pela administração tributária, em regra antes da saída da mercadoria. A validade do documento está no XML autorizado, e não em uma impressão.

Os dois modelos do varejo

No varejo, dois modelos aparecem todos os dias:

• NF-e, modelo 55: a nota fiscal eletrônica das operações entre empresas, das transferências entre estabelecimentos, das devoluções a fornecedores e das vendas com transporte de mercadorias;
• NFC-e, modelo 65: a nota fiscal de consumidor eletrônica, usada na venda presencial ao consumidor final, no caixa da loja.

O modelo aparece no próprio documento e na chave de acesso, e cada modelo tem regras, prazos e serviços próprios. A NFC-e não atende uma venda para outra empresa revender a mercadoria nem uma transferência entre a filial e a matriz.

Na venda ao consumidor, a NFC-e ocupou o lugar do cupom fiscal das antigas impressoras fiscais e, em São Paulo e no Ceará, dos equipamentos SAT e MF-e, que deixaram de ser usados no início de 2026.

Quem participa

Cada documento envolve vários participantes:

• Emitente: a empresa que vende, transfere ou devolve a mercadoria, identificada pelo CNPJ e pela inscrição estadual, que gera e assina o XML;
• Autorizador: a secretaria da fazenda do estado do emitente, ou um ambiente compartilhado que atende o estado, que valida e autoriza o documento;
• Destinatário: quem recebe a mercadoria, uma empresa na NF-e ou o consumidor, identificado ou não, na NFC-e;
• Ambiente nacional: a estrutura mantida pela Receita Federal e pelas secretarias da fazenda que guarda os documentos e os distribui aos interessados, como o destinatário e o transportador;
• Contador: o escritório que recebe os XMLs para a escrituração e para as obrigações fiscais.

O autorizador de cada estado aparece na configuração do sistema emissor. A SVRS, a Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul, autoriza os documentos de vários estados que não mantêm um autorizador próprio.

Produção e homologação

Cada documento é emitido em um de dois ambientes:

• Produção: o ambiente com valor fiscal, em que o documento autorizado vale para todos os efeitos;
• Homologação: o ambiente de testes, sem valor fiscal, em que o DANFE traz a indicação de que o documento não tem valor.

O ambiente fica no campo tpAmb do XML, com o valor 1 para produção e 2 para homologação. Um caixa configurado em homologação emite documentos sem valor fiscal, e a venda fica sem uma nota válida, mesmo com a impressão saindo normalmente.

O ciclo de um documento

Um documento passa por estas etapas:

1. o sistema monta o XML com os dados da operação;
2. o XML é assinado com o certificado digital do emitente;
3. o autorizador valida o documento e devolve a autorização ou a rejeição;
4. o documento autorizado, com o protocolo, é guardado e entregue ao destinatário;
5. o DANFE é impresso ou enviado, como uma representação do documento;
6. os eventos posteriores, como o cancelamento, ficam ligados ao documento pela chave de acesso.

As mudanças de 2026

A reforma tributária acrescentou ao XML os grupos dos novos tributos sobre o consumo, a CBS e o IBS, e as notas técnicas definem quando cada regra passa a ser exigida em cada ambiente. O CNPJ alfanumérico, atribuído às novas inscrições a partir de julho de 2026, também passou a aparecer nos documentos. Por isso, a versão do sistema emissor e as notas técnicas vigentes fazem parte de qualquer análise de rejeição recente.